Quand il s’agit d’information et de connaissance, les mots gestion de l’information et gestion des connaissances peuvent facilement être confondus. Cette confusion peut entraîner des coûts cachés, une prise de décisions erronée et un impact négatif sur le fonctionnement d’une organisation. Dans ce guide complet, nous vous expliquerons comment naviguer avec assurance à travers la complexité de la gestion de l’information afin que votre organisation puisse pleinement tirer parti des avantages qu’elle apporte.

Quand il s’agit d’information et de connaissance, les mots gestion de l’information et gestion des connaissances peuvent facilement être confondus. Cette confusion peut entraîner des coûts cachés, une prise de décisions erronée et un impact négatif sur le fonctionnement d’une organisation. Dans ce guide complet, nous vous expliquerons comment naviguer avec assurance à travers la complexité de la gestion de l’information afin que votre organisation puisse pleinement tirer parti des avantages qu’elle apporte.

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La gestion de l’information est le processus de direction et de soutien de la bonne gérance de l’information au sein d’un organisme pendant le cycle de vie complet de l’information. Cette discipline adresse la collecte, le traitement, la gestion, la diffusion et la protection des informations.

Elle diffère toutefois de la gestion des connaissances qui se concentre sur la création, le partage et l’utilisation des connaissances.

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Définir l’information et les différences avec les données

L’information est un ensemble d’idées ou de faits qui peuvent être communiqués ou reçus par une personne ou un système. Les informations peuvent être stockées sous forme électronique ou papier et peuvent être utilisées pour prendre des décisions ou pour résoudre des problèmes.

Les données sont des faits brutsnon organisés qui ne signifient pas grand-chose en eux-mêmes. Par exemple, un numéro de téléphone est une donnée mais n’est pas considérée comme une information car elle ne fournit aucune signification supplémentaire.

Lorsque cette donnée est associée à un nom, elle devient alors une information.

Gestion documentaire et principes fondamentaux

La gestion documentaire est le processus par lequel les documents sont gérés tout au long du cycle de vie complet d’un document, depuis sa création jusqu’à sa destruction finale. Les principes fondamentaux comprennent:

  • Gestion intégrée : la gestion documentaire doit être intégrée aux autres processus organisationnels afin que les documents soient facilement accessibles et exploitables.
  • Organisation : les documents doivent être organisés et classés correctement afin qu’ils puissent être trouvés rapidement.
  • Sûreté : les documents doivent être protégés contre toute perteou corruption.

Outils, technologies et utilisation de la gestion de l’information

Il existe plusieurs outils, technologies et méthodes pour faciliter et optimiser la gestion de l’information.

Systèmes de gestion de l’information

Les systèmes de gestion de l’information sont des outils informatiques qui permettent aux organisations de gérer leurs documents et leurs données. Ces systèmes peuvent être utilisés pour stocker, organiser, rechercher et partager des informations, ainsi que pour créer des rapports et des tableaux de bord.

Principaux outils de gestion de l’information

Les principaux outils pour gérer et faciliter les activités liées à la gestion de l’information comprennent :

  • Gestion documentaire : les systèmes de gestion documentaire (DMS) sont conçus pour aider les entreprises à gérer leurs documents numériques.
  • Recherche d’informations: les moteurs de recherche sont conçus pour aider les utilisateurs à trouver rapidement des informations pertinentes.
  • Analyse d’informations : les outils d’analyse d’informations sont conçus pour aider les entreprises à analyser leurs données afin d’en tirer des conclusions utiles.

Principales technologies utilisées dans la gestion de l’information

Les principales technologies utilisées dans la gestion de l’information comprennent :

  • Stockage en nuage : le stockage en nuage est une technologie qui permet aux entreprises de stocker et de partager leurs données sur un serveur distant.
  • Intelligence artificielle : l’intelligence artificielle est une technologie qui permet aux ordinateurs d’analyser et d’interpréter automatiquement les données.
  • Apprentissage automatique : l’apprentissage automatique est une technologie qui permet aux ordinateurs d’apprendre sans êtreexplicitement programmés.

Utilisation de la gestion de l’information dans l’entreprise

La gestion de l’information est essentielle pour toute organisation car elle permet aux employés d’accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées. La formation des employés en matière de gestion de l’information est également importante car elle leur permet d’utiliser efficacement les outils mis à leur disposition.

Formation des employés en matière de gestion de l’information

La formation des employés en matière de gestion de l’information est essentielle pour garantir que les informations sont correctement stockées, organisées et accessibles. La formation peut également aider les employés à comprendre comment utiliser efficacement les outils mis à leur disposition.

Recours à des ressources externes pour gérer des informations spécifiques

Les entreprises peuvent également recourir à des ressources externes pour gérer certaines informations spécifiques. Par exemple, une entreprise peut faire appel à un cabinetd’avocats pour gérer ses contrats ou à un fournisseur de services informatiques pour gérer ses données.

Élaboration d’une procédure opérationnelle pour la gestion de l’information

Une bonne procédure opérationnelle pour la gestion de l’information est essentielle pour assurer que tous les documents et données sont correctement stockés, organisés et accessibles. Les procédures doivent être clairement définies et documentées afin que tous les employés puissent les suivre facilement.

Conseils pratiques pour optimiser la gestion de l’information dans votre entreprise

Voici quelques conseils pratiques qui vous aideront à optimiser la gestion de l’information dans votre entreprise :